Compartir carpetas de correo en Outlook 2010

Partimos de un entorno de usuarios con outlook 2010 y un servidor Exchange en la organización.
Existen distintas formas de que un usuario pueda compartir información de correo (ú otra carpeta como contactos ó calendario). Vamos a indicar dos formas de hacerlo en función de lo que quiera compartir.

  1. Solo queremos compartir la bandeja de entrada, ó el calendario principal, ó los contactos principales.
  2. Queremos compartir una carpeta creada por el usuario


CASO 1 SOLO QUEREMOS COMPARTIR LA BANDEJA DE ENTRADA

Válido también para el calendario y los contactos. En este caso el usuario "formacion" quiere compartir su bandeja de entrada con el usuario "alumno"
Hay que realizar dos trabajos, en el equipo del que comparte ("formacion") y en el equipo del que va a disponer ("alumno"), de esos datos.















En el equipo del que comparte: botón derecho en la carpeta a compartir acceder a los permisos y agregar el usuario desde la libreta de direcciones, con los permisos que le correspondan. 
En el equipo del que va a disponer: Ficha Archivo, abrir carpeta de otro usuario, donde puedo elegir entre la bandeja entrada, contactos, calendario...





Aparecerá dicha carpeta en pantalla. En el momento que hagamos un click en otra carpeta de la estructura de nuestro buzón, la información desaparecerá.


CASO 2 QUEREMOS COMPARTIR UNA CARPETA CREADA POR EL USUARIO

En este ejemplo el usuario "formacion" quiere compartir la carpeta "ProyectoA" con el usuario "alumno".
No se trata de la bandeja de entrada, sino de una carpeta, por ejemplo de un proyecto. Como en el caso anterior,  hay que realizar dos trabajos, en el equipo del que comparte y en el equipo del que va a disponer de esos datos.
En el equipo del que comparte ("formacion"):
OJO, hay que compartir, no solo la carpeta en cuestión, sino también las superiores (bandeja de entrada y Buzón, eso sí, con permisos mínimos(colaborador))
Botón derecho en la carpeta a compartir acceder a los permisos y agregar el usuario desde la libreta de direcciones, con los permisos que le correspondan. 




En el equipo del que va a disponer ("alumno"): Ficha Archivo, Información, Configuración de la cuenta


Seleccionamos la cuenta de exchange que tenemos configurada y que queremos modificar. Entramos a cambiar- más configuraciones, y añadimos el buzón que contiene las carpetas compartidas.



El resultado final es como si abriéramos un buzón, pero solo viéramos las carpetas que han compartido previamente con nosotros.





Lo anterior se utiliza sobre todo para carpetas de correo. Cuando se trata del calendario ó de los contactos, además de poder hacerlo como en el caso1, tenemos un icono de compartir, (ficha inicio, grupo compartir), que genera un correo hacia el destinatario con el que queremos compartir nuestro calendario ó  contactos.
En este correo puede solicitarse también la inversa, que el destinatario comparta su calendario ó contactos con nosotros.